Línea Ética / Canal de Denuncias

La Ley que estableció la Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas (en Chile Ley 20.393) señala que el encargado de prevención, en conjunto con la Administración de la persona jurídica, debe establecer un sistema de prevención de los delitos que deberá contener, entre otras cosas, un “sistema de sanciones administrativas internas, así como de procedimientos de denuncia o persecución de responsabilidades pecuniarias en contra de las personas que incumplan el sistema de prevención de delitos”.
La empresa, sabemos, puede ser responsable penalmente y enfrentar multas importantes, otras sanciones y hasta la disolución de la entidad. Sin perjuicio de lo anterior la organización puede verse afectada en su reputación y ello resultar aún más grave que la sanción pecuniaria.
La empresa no es responsable, en cambio, si logra acreditar que cumplió sus deberes de dirección y supervisión. La norma señala que si la empresa – previamente a la comisión del delito- estableció un modelo prevención penal podrá eximirse de esa responsabilidad.

LINEA ÉTICA O CANAL DE DENUNCIA
Se ha podido advertir que un sistema de detección de conductas inapropiadas puede ser fundamental no sólo para descubrir delitos en el seno de la empresa, sino también para apoyar el establecimiento de cultura de integridad corporativa y la mejora continua del programa de compliance.

El gran problema que suele apreciarse es que estos canales son poco utilizados. ¿Por qué? Porque los empleados le temen. No se atreven a consultar o denunciar por temor a ser despedidos. Por otra parte, las métricas en este tema pueden a ser un indicador de la cultura de cumplimiento.

Podemos decir con propiedad que no existe un modelo de prevención de delitos que no contemple un sistema de denuncias debidamente implantado y conocido. De hecho la norma ISO 19600:2014, sobre Sistemas de Gestión de Compliance, establece expresamente que “un sistema de gestión de compliance eficaz debería incluir un mecanismo para que los empleados de la organización y/u otras personas informen sobre malas prácticas reales o sospechosas, o sobre violaciones de las obligaciones de Compliance de la organización, de forma confidencial y sin temor a represalias”.
En suma, la línea ética o canal de denuncia (Whistleblowing System) es el eje fundamental del sistema de detección en cualquier sistema de compliance.

La misma norma ISO 37001 antisoborno señala que el sistema de denuncias debe:

1. Garantizar la identidad del denunciante, mediante firma de la misma en denuncias papel, o ratificación del correo de envío en formularios de denuncia on-line, etc.

2. Impedir que a la recepción de la denuncia se pueda destruir (llevar un registro en formato indestructible, impedir su borrado, etc.)

3. Cuando, en función de la legislación del país, la denuncia no puede ser anónima, se debe garantizar el anonimato dentro de la organización salvo que sea necesario para la investigación y limitar al mínimo y salvo que sea imprescindible el conocimiento de la información (a quiénes llega el informe de investigación)

VENTAJAS DE UNA LÍNEA ÉTICA O CANAL DE DENUNCIAS

1. Es una forma efectiva de detección de delitos delitos, fraude y otras conductas incorrectas o poco éticas en la empresa
2. Favorece la implantación de una cultura de integridad corporativa
3. Permite la detección temprana de conductas o riesgos penales

VENTAJAS DEL CANAL DE DENUNCIAS EXTERNO
Las ventajas pueden resumirse como sigue:

• Quien consulta o delata puede incluso actuar de forma identificada y estará protegido por el deber de secreto del abogado externo.
• El administrador del canal de denuncias garantiza contractualmente que anonimizará la información que transferirá en su caso a la empresa, tras filtrarla y recabar cuanta información adicional considere necesaria, preservando así el anonimato del delator y facilitando una posible investigación posterior.
• Además, si el sistema es capaz de mantener un registro de las diferentes aportaciones y transacciones respecto al desarrollo y seguimiento de la delación, se considera una prueba más de la debida diligencia de la empresa en tratar los indicios de delito, demostrando compromiso y eficacia del modelo de prevención en favor de la exención de responsabilidad de la persona jurídica.
• El gestor del canal de delación actúa como intermediario entre los delatores y el encargado de prevención y la Administración.
• El hecho de que el servidor que contiene la base de datos de denuncias esté fuera del control de la empresa, sus técnicos o su red, da confianza de confidencialidad al delator. Además libera a la organización de aplicar  medidas de seguridad adicionales por protección de datos.
• Pueden establecerse reportes confidenciales de actividad, para efectuar un seguimiento del canal de delación por parte del encargado de prevención o la Administración